Aturan Cara Menciptakan Nomor Surat Dan Teknik Penulisannya

Cara Membuat Nomor Surat dan Teknik Penulisannya - Nomor surat merupakan bab yang penting dari sebuah surat terutama surat dinas atau surat resmi. Nomor surat berfungsi sebagai bukti diri dari surat itu sendiri biar surat tersebut terang bukti dirinya untuk kepentingan kearsipan. Namun sangat disayangkan hingga ketika ini masih sering ditemukan penulisan nomor surat yang tidak sempurna di lingkungan dinas pemerintahan. Oleh risikonya mari kita pelajari perihal nomor surat biar tidak keliru nantinya.

Nomor surat merupakan isyarat dari beberapa bab nomor surat tersebut. Adapun bab dari nomor surat tersebut antara lain:

1. Nomor urut surat
2. Kode unit / pihak pengeluaran surat
3. Kode sentra perbukuan
4. Kode perihal surat
5. Bulan/tahun pembuatan

Bagian-bagian tersebut mempunyai fungsi sendiri-sendiri yang fungsi utamanya sebagai bukti diri untuk kepentingan kearsipan surat itu sendiri. Setiap insitusi atau forum berhak menciptakan sistem penomoran suratnya sendiri namun tetap melihat pengaturan nomor surat yang telah ditetapkan oleh peraturan Mendagri Republik Indonesia No.78 Thn.2012  tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kemendagri dan Pemda. Untuk itu mari kita lihat pola nomor surat di bawah ini!

A.001/PH/PELANTIKAN BEM/BEM-UI/IV/2015

Pada pola nomor surat diatas sanggup kita lihat bahwa ada beberapa bab dari isyarat surat itu sendiri. Maka dari itu mari kita bahas satu persatu dibawah ini.

1. A = Kode surat internal, berarti untuk surat dengan isyarat B sanggup dikatakan sebagai surat eksternal. Semuanya tergantung dari pihak pengeluaran surat menciptakan kode-kode tersebut.
2. 001 = nomor 001 yang tertera pada awal nomor surat diatas merupakan isyarat nomor urut keluaran surat dari suatu instansi maupun organisasi. Dengan kata lain berarti nomor 001 tersebut membuktikan bahwa surat tersebut gres pertama kali dikeluarkan oleh instansi tersebut.
3. PH = Kode dari jenis surat tersebut. PH (Permohonan) yang membuktikan bahwa surat tersebut ialah surat  permohonan.
4. PELANTIKAN BEM = Perihal program pada surat tersebut.
5. BEM-UI = Pihak yanng mengeluarkan surat. (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia).
6. IV = Kode bulan pengeluaran surat dalam angka romawi atau sanggup diartikan bulan April.
7. 2015 = Tahun pengeluaran surat

Mungkin pola diatas sanggup membantu anda yang sedang kesusahan dan semoga tak menciptakan kesalahan dalam menulis surat kedepannya. Adapun fungsi nomor surat untuk sebuah surat antara lain:

Fungsi Nomor Surat

1. Fungsi Kearsipan, yaitu mempergampang penyimpanan surat tersebut dan pendataan surat yang keluar dan masuk.
2. Fungsi pencarian, yaitu fungsi untuk mempergampang  pencarian surat apabila suatu ketika diperlukan.
3. Fungsi Pencatatan, yaitu megampangkan pencatatan serta pendataan baik surat yang keluar maupun surat yang masuk.

Semoga artikel perihal Aturan cara menciptakan nomor surat dan teknik penulisannya sanggup membantu anda. Semoga berguna dan hingga jumpa pada pertemuan selanjutnya.

Advertisement